Als omgevingsmanager sta je voor uitdagingen waarbij vertrouwen van alle betrokken partijen essentieel is, maar dat vertrouwen winnen kan nog knap lastig zijn. Vaak heeft de omgeving veel vragen en input, maar voelen ze zich ongehoord of genegeerd. Hoe zorg je ervoor dat je dit omdraait en toch hun vertrouwen kunt winnen? In dit blog geven we je 6 tips.
Tip 1: Ken je omgeving
Onze eerste tip is om je omgeving goed te leren kennen. Nu klinkt dit misschien voor de hand liggend, maar te vaak wordt er eerst een stakeholder lijst gemaakt met de ‘standaard’ stakeholders. Deze wordt dan wel nog aangevuld met partijen die iets met het project te maken zullen krijgen, maar dat is het dan. Wij denken dat dat veel beter kan.
Op die manier krijg je vaak de ‘usual suspects’ en dat moet je juist voorkomen in je omgevingsproces. Daarom: Ken je omgeving. Om dat te doen moet je beginnen met de issues. Waar heeft de omgeving discussies over en waar zit spanning, of waar kan dat ontstaan?
Inventariseer de issues door middel van een brainstorm met de gehele projectgroep. Met ervaren en minder ervaren collega’s, en vanuit verschillende perspectieven. Zo krijg je het meest complete plaatje.
Als het goed is, heb je na deze brainstormsessie een goede verzameling van issues en stakeholders. Dit resultaat vormt het begin van je analyse.
Tip 2: Duidelijke en open communicatie
Om het vertrouwen van je omgeving te winnen, moet je ervoor zorgen dat je stakeholders zich gehoord voelen. Dit doe je door middel van duidelijke en open communicatie. Transparantie is daarbij key. Zeker nu de Omgevingswet is ingevoerd, nu de participatie inzichtelijk en herleidbaar moet zijn, is dit nog belangrijker geworden.
Meer weten? Lees ook ons blog ‘De Omgevingswet is hier. Wat nu?’
Bij duidelijke communicatie hoort ook het kiezen van het juiste medium. Nieuwsbrieven, flyers en openbare bijeenkomsten behoren tot de meest gekozen opties, maar er zijn er nog veel meer. Zo kwam omgevingsmanager en mede-oprichter van Dialog, Marcel Hoogsteder, er tijdens een van zijn projecten achter dat een groot deel van zijn omgeving naar een lokaal radiostation luisterde. Op deze zender hebben ze toen elke 4-5 weken zendtijd gekregen om te vertellen over het project en kon er ingebeld worden met vragen. Dit heeft zeker bijgedragen aan het creëren van draagvlak.
Tip 3: Betrek de omgeving vroeg
Betrek de omgeving vroeg bij het project en schuif het niet op naar later. Het op tijd betrekken van je omgeving vergroot namelijk het vertrouwen en vermindert weerstand.
Wel is het belangrijk om op te letten dat je alleen de stakeholders betrekt voor wie het op dat moment relevant is. Als je hen onnodig vaak betrekt op momenten dat het eigenlijk niet relevant is voor hen, verlies je juist weer vertrouwen.
Betrek de omgeving dus zo vroeg mogelijk, maar bedenk goed wat op welk moment relevant is voor wie. En durf dit ook uit te leggen.
Tip 4: Flexibel zijn met feedback
Feedback is goud waard, maar om zeker te weten dat je geen stakeholders bent vergeten of over het hoofd hebt gezien, moet je de feedback ook controleren. Dit kan je perfect doen aan de hand van een ANNA-gesprek: Altijd Navragen, Nooit Aannemen.
In zo’n ANNA-gesprek voer je simpelweg een goed gesprek met verschillende stakeholders, individueel of tegelijk. Hierin komen de verschillende belangen per stakeholder naar voren en hoe zwaar bepaalde issues voor hen wegen. Hiermee scherp je je analyse verder aan.
Een ANNA-gesprek kan je meerdere keren per project houden. Er zullen namelijk steeds weer verschillende dingen naar voren komen. Pin je dus niet vast aan het eerste idee. Wees flexibel en pas je plannen aan op de ontvangen feedback. Zo heb je de grootste kans op acceptatie en om het vertrouwen van je omgeving te winnen.
Tip 5: Luister actief
Stop met zenden en luister goed naar wat er gezegd wordt. Zoals gezegd voelt de omgeving zich vaak ongehoord of genegeerd. Zorg er dus voor dat je dit gevoel weghaalt. Dit kan je doen door actief te luisteren en door verder te vragen naar het verhaal van de omgeving. Wees daarbij aanwezig in de omgeving en zoek aansluiting bij relevante kanalen, zoals bijvoorbeeld die lokale radiozender.
Neem ook verschillende momenten om te reflecteren op je aanpak. Werkt wat je tot nu toe hebt gedaan? Heb je je voorgestelde doelen behaald of zit er nog ruimte voor verbetering? Hoe ga je dat aanpakken? Dit wordt vaak vergeten, maar door eventjes hierbij stil te staan, kun je grote verbeteringen aanbrengen.
Tip 6: Blijf leren en deel kennis
Na het winnen van het vertrouwen, is het ook belangrijk om dit vast te houden. Blijf daarom een open blik houden gedurende het gehele project, blijf leren en deel deze kennis ook. Maak de vergaarde informatie toegankelijk voor het hele team en bespreek dit ook regelmatig met elkaar. Dit zal je helpen bij het naleven van de voorgaande tips en zorgt ook voor consistentie in je aanpak.
Hoe helpt Dialog?
Dialog is het meest complete softwareplatform voor omgevingsmanagers dat jou gaat helpen bij het delen van informatie en dit beschikbaar te maken voor het gehele team. Zo weet iedereen waar ze aan toe zijn.
Dit is ook handig wanneer het project van omgevingsmanager mocht wisselen. Nu blijft alle informatie vaak in het hoofd van de omgevingsmanager zitten en raakt deze dus verloren bij zo’n verandering. Met Dialog voorkom je dit doordat alle informatie centraal wordt opgeslagen.
Dialog maakt bovendien alle stakeholders rondom een project inzichtelijk. Partners, gemeenten, burgers en ondernemers: al hun issues, belangen en eisen worden in Dialog helder bijgehouden. Zo maak je niet alleen snel een analyse, maar kom je ook tot een toepasbare strategie voor je stakeholder-, participatie- en communicatieplan.
Gratis trial
Ben je benieuwd wat Dialog voor jou kan betekenen? Vraag dan vrijblijvend een trial aan.
Inbegrepen in de trial:
✔ Single user project
✔ Toegang tot alle features
✔ Toegang tot de helpdesk
✔ Persoonlijke support
✔ Stopt automatisch na 1 maand