“Hoe Dialog gebruikt wordt op een van de grootste infrastructuurprojecten in België, het eerste project voor Dialog buiten Nederland.”
Introductie
De Oosterweelverbinding is een grootschalig mobiliteits- en leefbaarheidsproject dat de Ring van Antwerpen sluit dankzij de aanleg van tunnels. Op Linkeroever en in Zwijndrecht zorgt het project voor een veiliger snelwegennet en meer leefbare dorpskernen. Op
Rechteroever omvat het project de bouw van een nieuwe Scheldetunnel, een nieuw op- en afrittencomplex ter hoogte van het voormalige dorp Oosterweel en twee tunnelverbindingen tussen dit nieuwe aansluitingscomplex en de R1. Nieuw voor Dialog is dat tijdens de realisatie de opdrachtgevende partij, Lantis, verantwoordelijk blijft voor het gehele omgevingsmanagement en de omgevingscommunicatie.
De uitdaging
In een complex en boeiend dossier samenwerken in een team van circa 10 omgevingsmanagers en adjuncten is al een uitdaging op zich, maar om in een project in een dichtbevolkte omgeving ook nog inzicht te houden in alles wat er in de verschillende faseringen van het project speelt? Dat is niet alleen complex binnen het omgevingsteam en vraagt om hulpmiddelen, maar wordt nog complexer wanneer er ook nog data gedeeld moet worden met collega’s van buiten het team.
De oplossing
Met de volledige inzet van Dialog heeft Lantis voor het project het gewenste gebruiksvriendelijke en pragmatische platform gevonden. Het strategische gedeelte van het werk, opbouw en beheer van stakeholder-, issue- en klantwensdossiers wordt ondervangen met de stakeholdermanagementmodule. De programmamodule helpt om inzicht te krijgen en houden op verschillende projectniveaus als linker- en rechteroever, diverse tunnels en bouwfasen.
Speciaal in de vraag van Lantis, is dat zij werken met een soort klantcontactcentrum voor vragen, opmerkingen en klachten vanuit de omgeving. Als eerstelijns collega’s antwoorden op vragen niet weten, kunnen deze Dialog in gepusht worden en wordt er digitaal samengewerkt om binnen gestelde tijd toch antwoord te kunnen geven. Hiervoor is de koppeling Dialog en Freshdesk ontwikkeld.
Het resultaat
Het resultaat is een digitale samenwerking tussen het gehele omgevingsteam, en wordt er efficiënt en praktisch omgegaan met de meldingen vanuit de omgeving. Digitalisering maakt dit proces hierin herleidbaar in zowel operationele als strategische processen en dossiervorming.
Hoe Lantis het voor elkaar kreeg
Vanuit de behoefte om ondersteund te worden in hun omgevingsmanagement middels een “gebruiksvriendelijke en pragmatische tool”, is Erik Vermeiren met de collega’s op onderzoek uitgegaan en is Dialog uitgenodigd om een eerste presentatie te komen geven. Belangrijke wensen naast gebruiksvriendelijk en pragmatisch waren:
Inzicht in en vastlegging van stakeholderdossiers
Positionering van stakeholder en de (mate van) belangen
Issuemanagement en issuedossiervorming
Meldingen/klachten processen en kunnen afhandelen
Integraties met ArcGis, Relatics en Freshdesk
Vanuit deze presentatie en het daaropvolgende aanbestedingsproces, is Dialog naar voren gekomen en voldeed het, of kon het gaan voldoen, aan alle wensen en eisen.
Na de gunning is Rutger hard aan de slag gegaan om zowel op locatie als online te ondersteunen met implementatie en is er een specifiek plan opgesteld voor de training van de nieuwe gebruikers. Hiervoor zijn meerdere momenten afgesproken in verschillende vormen. Hieruit zijn ook al goede praktische vragen en tips naar voren gekomen welke meegenomen zijn in een grote gebruikersrelease welke Dialog in april 2023 heeft uitgerold.
Voortgang
Dialog wordt gezien als passende tool voor het gevraagde inzicht in omgevingsmanagement binnen het team, maar zorgt ook voor het delen van de informatie daar buiten.
Dankzij de support bij de start, is het team inmiddels steeds meer zelfredzaam in het gebruik van het platform. En mochten er vragen of wensen naar boven komen, dan helpt de snelle service en helpende hand van Dialog op momenten dat het nodig is ook zeer.
Speciale ontwikkelvragen
Integratie Freshdesk (tooling klantcontactcentrum)
Project specifieke wensen t.a.v. ontsluiting ArcGis lagen
Diverse gebruikerswensen vanuit de werksessies
"In het softwareplatform Dialog herken je direct het vak omgevingsmanagement terug." Katrien Geuens – Omgevingsmanager Oosterweelverbinding, Rechteroever
Hoe helpt Dialog?
De betrokkenheid in en veeleisendheid aan de leefomgeving zal alleen maar toenemen. Het aantal belanghebbenden wordt groter en de materie rond omgevingsmanagement complexer waardoor de hoeveelheid input toeneemt. Wat op zijn beurt zal leiden tot een hogere administratielast. Dit is waar Dialog om de hoek komt kijken.
Dialog is het meest complete softwareplatform voor omgevingsmanagers dat jou gaat helpen bij het inzichtelijk maken van alle stakeholders rondom een project. Partners, gemeenten, burgers en ondernemers: al hun issues, belangen en eisen worden in Dialog overzichtelijk bijgehouden. Zo maak je niet alleen snel een analyse, maar kom je ook tot een toepasbare strategie voor je stakeholder-, participatie- en communicatieplan.