De essentie voor het houden van grip op omgevingsmanagement ligt in goed issue management. Een goed startpunt daarvoor is een complete analyse van de issues. Maar wat zijn precies issues en hoe kom je tot een concrete lijst? In dit artikel nemen we je mee in de antwoorden op die vragen.
Issues
Vanuit strategisch omgevingsmanagement worden issues beschreven als onderwerpen of gebeurtenissen waar stakeholders een belang in hebben. Afhankelijk van de fase waarin het project zich bevindt, zijn die issues op hoog abstractieniveau of juist zeer gedetailleerd. Een paar voorbeelden van grof naar fijn:
In de verkenningsfase ligt het accent voor omgevingsmanagement op het inzichtelijk maken van de belangen, de gevoeligheden en de gezamenlijke doelen. In deze fase spreekt men dan ook veelal over doelen of thema’s die verder uitgewerkt worden met stakeholders. Issues benoem je in deze fase op hoog abstractieniveau, zoals: ‘Leefbaarheid omgeving versterken’.
Wanneer het project zich in de planuitwerking/planstudie fase bevindt, is de scope al duidelijker. Doel van deze fase is tot een realiseerbaar plan te komen dat meerwaarde heeft voor de omgeving. De issues worden in deze fase dan ook concreter. Een voorbeeld van een issue kan dan zijn: ‘Zoekgebied bomen onduidelijk’.
Vervolgens belandt het project in de realisatiefase. Issues worden nu gedetailleerd. Een voorbeeld van een issue in deze fase kan zijn: ‘Conflict locatie bomen met kabels en leidingen’.
Maar hoe kom je nou tot die issues?
Een issue-sessie organiseren
Om tot een complete lijst van issues te komen organiseer je een issuesessie waarbij verschillende disciplines aanwezig zijn om het project vanuit elke mogelijke hoek te kunnen ontleden. Om je op weg te helpen geven we je hierbij een voorbeeld van een issuesessie*.
De voorbereiding
Reserveer een ruimte die groot genoeg is, zodat alle aanwezigen ook rond kunnen lopen. En zorg ervoor dat de ruimte voldoende licht heeft en voldoende geventileerd is.
Benoem van tevoren een aantal thema’s waaraan je de issues wilt ophangen. Thema’s geven de deelnemers richting en zorgen ervoor dat je sneller tot resultaat komt.
Zorg ervoor dat de thema’s niet te nauw en vooral niet overlappend zijn. 4 of 5 thema’s zijn voldoende.
Hang per thema een leeg vel papier op de muur waar de deelnemers later post-its op kunnen plakken.
Sla voldoende post-its, stiften en snoep in. Koop ook vellen met rode sticky dots.
De sessie starten
Start met het welkom heten van alle deelnemers en leg uit wat het doel van de sessie is.
Ben je er bewust van dat ‘issues’ niet voor iedereen vanzelfsprekend zijn. Leg dus duidelijk uit wat ermee bedoeld wordt.
Leg ook uit waarom er thema’s aan de muur hangen en wat je onder de thema’s verstaat.
Ga vervolgens per thema met de deelnemers aan de slag om issues te benoemen die daaronder vallen. Hiervoor kun je de Crazy Eights oefening gebruiken.
Crazy Eights
Bij de Crazy Eights oefening vraag je deelnemers om in 8 minuten, 8 oplossingen te verzinnen met 8 verschillende invalshoeken. Dit dwingt deelnemers om verschillende brillen op te zetten en werkt perfect als je bijvoorbeeld voor 1 probleem meerdere kansen/oplossingen boven tafel wilt krijgen. Maar het is ook bruikbaar om snel tot allerlei issues te komen. Zo kun je bijvoorbeeld voor 1 thema de deelnemers vragen of vanuit 8 verschillende invalshoeken issues te benoemen. Is 8 wat te veel voor jouw project? Dan kun je hier bijvoorbeeld ook 4 minuten en 4 issues van maken.
Start de klok en vraag de deelnemers om binnen het bepaalde aantal minuten tot verschillende issues te komen.
Vraag elke deelnemer om de 3 meest relevante issues te kiezen en die vervolgens op het bijbehorende thema-vel te plakken en toe te lichten. Vraag de deelnemer om een issue dat al aanwezig is bij elkaar te plakken, zodat het als 1 issue beschouwd kan worden.
Zo ga je door totdat elk thema behandeld is en/of de Crazy Eights oefening geen nieuwe informatie meer oplevert.
Focus aanbrengen
Als het goed is, heb je nu samen veel informatie op tafel gekregen. Belangrijk is nu dat je focus aanbrengt.
Vraag elke deelnemer om (afhankelijk van het aantal issues) bijvoorbeeld 5 rode sticky dots te plakken. 1 voor elk issue die hij/zij als grootste issue ziet.
Bespreek vervolgens de issues waarop de meeste rode sticky dots zijn geplakt. Dit zijn de issues waar de deelnemers de grootste risico’s in zien.
Je hebt nu een complete lijst met issues en een shortlist van issues waar de grootste risico’s in worden gezien, waar je mee aan de slag kunt. De volgende stap is de betrokken stakeholders te identificeren.
Tip: organiseer periodiek een issue sessie, bijvoorbeeld bij een faseovergang. Niets is tenslotte zo veranderlijk als een project.
Hoe helpt Dialog?
De betrokkenheid in en veeleisendheid aan de leefomgeving zal alleen maar toenemen. Het aantal belanghebbenden wordt groter en de materie rond omgevingsmanagement complexer waardoor de hoeveelheid input toeneemt. Wat op zijn beurt zal leiden tot een hogere administratielast. Dit is waar Dialog om de hoek komt kijken.
Dialog is het meest complete softwareplatform voor omgevingsmanagers dat jou gaat helpen bij het inzichtelijk maken van alle stakeholders rondom een project. Partners, gemeenten, burgers en ondernemers: al hun issues, belangen en eisen worden in Dialog overzichtelijk bijgehouden. Zo maak je niet alleen snel een analyse, maar kom je ook tot een toepasbare strategie voor je stakeholder-, participatie- en communicatieplan.