Een proof of concept met als doel omgevingsmanagement te helpen ontwikkelen tot een beter vakgebied.
Introductie
Een prettige leefomgeving vorm je samen en alleen door de omgeving echt centraal te zetten. Op het project Mekante Diek gebeurt dat door digitalisering in te zetten om werkprocessen en informatiestromen van en voor omgevingsmanagement te versnellen. Snellere inzichten en overal dezelfde informatie zorgt ervoor dat de omgeving beter inzichtelijk wordt en beter beheerst wordt voor omgevingsmanagement, in zowel het leveren van kwaliteit, als het aankunnen van de hoeveelheid informatie.
Mekante Diek is het resultaat van een twee jaar durende samenwerking tussen Dura Vermeer, Dialog en De BouwApp vanuit, vooral, de wens om omgevingsmanagement helpen beter te maken, dezelfde visie over voorspelbaar omgevingsmanagement en dezelfde manier van denken in oplossingen als het gaat om praktische vraagstukken hierin.
De uitdaging
Vanuit de afdeling omgevingsmanagement binnen Dura Vermeer speelde men al langer met de vraag hoe informatie vanuit de omgeving meer waarde meegegeven kon worden, zowel in de voorbereiding van een project, als ook tijdens en na een project. Er waren altijd veel goede ideeën, maar nergens werd omgevingsmanagement dusdanig centraal gezet dat er ook daadwerkelijk oplossingen ontstonden die zorgden voor:
Alle informatie voor omgevingsmanagement op en vanuit één plek;
Geautomatiseerde informatiestromen van en naar de omgeving, maar ook intern binnen projectteams;
Gebruiksvriendelijke hulpmiddelen die omgevingsmanagement centraal zetten;
Versnipperde informatie voorzieningen voor omgevingsmanagement, te veel losse eindjes in informatielandschap;
De juiste middelen inzetten met de juiste kwaliteiten om zo een optimaal resultaat te halen binnen de mogelijkheden.
De oplossing
De oplossing is geworden om te kiezen voor platforms en tools die bedoeld zijn voor omgevingsmanagement en omgevingscommunicatie. Voor alleen deze vakgebieden zijn Dialog en De BouwApp verder met elkaar geïntegreerd, zodat er zo veel mogelijk vanuit één omgeving gewerkt kan worden.
Daarnaast zijn de juiste GIS-databases geïntegreerd met Dialog om de input aan informatie over de omgeving voor en tijdens een project mogelijk te maken. Om in kaart te brengen wat omgevingsmanagement dan tegenkomt, maar ook om de benodigde informatie te kunnen delen met de rest van de projectorganisatie.
Tot slot is de tooling voor contractmanagement en systems engineering gekoppeld om te zorgen dat ook hier informatie op het juiste moment op de juiste plek is.
Deze stappen vormden de basis. Door omgevingsmanagement centraal te zetten, kan de omgeving centraal worden gezet. Dat betekent dat er altijd gekeken wordt naar hoe die omgeving het beste bereikt kan worden. Dus ook tijdens het project wordt er gekeken wat er nog meer nodig is, of dit het waard is om op elkaar aan te sluiten en hoe. Zo komen inmiddels ook de meldingen uit het digitale bezoekerscentrum geautomatiseerd op één plek binnen Dialog terecht. Van waaruit ze eventueel verder gebracht kunnen worden naar de rest van de projectorganisatie.
Het resultaat
Niet kijkend naar tooling, maar naar wat het op Mekante Diek oplevert, concluderen we het volgende:
Overige projectteamleden hoeven niet in Dialog, want omgevingsmanagementinformatie komt geautomatiseerd & up-to-date op de benodigde plekken binnen in de (projectteam)organisatie.
Werken vanuit één platform voor omgevingsmanagement en geautomatiseerd, voorbeelden: bouwcommunicatie inplannen, registratie wensen uit de omgeving, meldingen registratie en beantwoorden.
Informatie is herleidbaar en op te volgen. Dialog is het collectief geheugen van Mekante Diek voor omgevingsmanagement. Men treedt als één team naar buiten.
Informatie heeft waarde voor toekomstige tenders en gaat niet verloren bij een oplevering maar blijft bewaard.
Conclusie: slimmere omgang met tijd (met bureauwerk en administratie) en daardoor tijd over voor omgeving echt centraal stellen.
Hoe Mekante Diek het voor elkaar kreeg
Belangrijkste succesfactor in dit proces is de open blik waarmee het omgevingsmanagement op Mekante Diek kijkt naar de mogelijkheden en oplossingen die er zijn, maar ook ontwikkeld kunnen worden. De wil om omgevingsmanagement echt sterker te maken binnen de eigen organisatie en daarbuiten, zorgt voor de welwillendheid om te onderzoeken en te testen. Dat maakt dat oplossingen in de praktijk een kans krijgen. Niet altijd direct als perfecte oplossing, maar wel voldoende om in de praktijk ook te kijken wat er beter kan.
Dat heeft als resultaat dat de basis informatiestromen goed staan en van daaruit een werkmethodiek ontstaat die in de praktijk goed toepasbaar is: Omgevingsmanagement voorziet contractmanagement, assetmanagement, geo-informatie en tendermanagement van de juiste informatie. Allemaal puzzelstukjes waarmee nu bijvoorbeeld een melding geautomatiseerd in de centrale database opgenomen kan worden en zo van geleerd kan worden voor volgende tenders.
Voortgang
Zoals aangegeven wordt er ook tijdens het project gekeken naar wat er nodig is om de omgeving echt centraal te zetten en hoe omgevingsmanagement efficiënter en slimmer te werk kan gaan. Hierbij wordt vanuit Mekante Diek altijd gekeken naar wat het oplevert en dus of het een investering waard is. Hierbij wordt er qua oplossing gebruikgemaakt van de expertise in tooling binnen de markt.
Naast nieuwe ontwikkelingen wordt er ook gekeken naar de bestaande en hoe deze verder en robuuster te maken.
Tot slot, er bestaan ook veel algemene technische ontwikkelingen in de markt. Onder meer artificial intelligence is in een stroomversnelling geraakt. Zo wordt er nu een beta-versie van de sentimentanalyse op de meldingen binnen Dialog getest. Een eerste stap in het gebruik van deze techniek om omgevingsmanager een nog beter inzicht te geven in de beleving binnen de omgeving.
Speciale ontwikkelvragen
Meldingen vanuit online informatiecentrum direct in Dialog bij de andere meldingen op één centrale plek.
Testen sentimentanalyse via machine learning (AI) op meldingen.
Hoe helpt Dialog?
De betrokkenheid in en veeleisendheid aan de leefomgeving zal alleen maar toenemen. Het aantal belanghebbenden wordt groter en de materie rond omgevingsmanagement complexer waardoor de hoeveelheid input toeneemt. Wat op zijn beurt zal leiden tot een hogere administratielast. Dit is waar Dialog om de hoek komt kijken.
Dialog is het meest complete softwareplatform voor omgevingsmanagers dat jou gaat helpen bij het inzichtelijk maken van alle stakeholders rondom een project. Partners, gemeenten, burgers en ondernemers: al hun issues, belangen en eisen worden in Dialog overzichtelijk bijgehouden. Zo maak je niet alleen snel een analyse, maar kom je ook tot een toepasbare strategie voor je stakeholder-, participatie- en communicatieplan.